Edición: Patricia Mérida.
Cuando planeamos un evento, no siempre creemos que es
necesario hacer listas para organizarnos.
Cuando pensamos en festejar de manera informal o simplemente con algunos
amigos, no queremos meternos en el asunto engorroso y cansado de la
organización.
Pero a veces, por más pequeño que sea el evento, es recomendable prestar
atención a detalles y determinados
asuntos para después no encontrarnos en apuros o corridas que podríamos haber
evitado.
A pesar de que las formalidades en algunos casos no son
necesarias, aquí comparto algunos consejos básicos a tener en cuenta en la
organización de tu evento, así puedes disfrutar a la par de tus invitados.
Motivo de la fiesta
¿Qué quieres celebrar? Un cumpleaños, un aniversario, un baby
shower o una simple cena entre amigos van a sugerir diferentes opciones sobre
el contenido de tu evento. Por ejemplo el menú, la ambientación, el horario, si
quieres desarrollar un tema o quienes serán tus invitados serán decisiones a
tomar dependiendo del tipo de acontecimiento que estés festejando.
Presupuesto
Considera cuánto dinero tienes disponible para tu evento,
haz una lista de todo lo que necesitas y tus prioridades: comida, bebidas,
alquileres, servicios, decoración, flores, música, etc. Luego, distribuye
cuanto quieres destinar a cada cosa.
Si tienes poco presupuesto y por ejemplo quieres poner
énfasis en el menú y la decoración de tu mesa, porque te parece la mejor manera
de agasajar a tu mejor amiga, considera invitar a poca gente, los más íntimos y
que el o la festejada le gustaría invitar, para una crear un ambiente cálido y lleno de
charlas interesantes. En cambio, si lo que quieres es festejar con todos tus
conocidos la llegada de tu primer hijo elige hacer un buffet solo de bebidas,
en la tarde de un sábado, y enfócate en simplemente compartir el momento con
tus seres queridos.
Invitados
¿Quieres festejar el cumpleaños de tu hija(o) solo con tu
familia, o quieres también invitar a sus amigos y a los tuyos? ¿Quieres hacer
una pequeña cena de trabajo? Lo más aconsejable para definir quiénes serán tus
invitados es considerar el motivo de la fiesta, el espacio con el que cuentas y
el presupuesto disponible para lo que deseas hacer.
Si tu evento es informal, no será tan necesario enviar
invitaciones, haz una lista de tus invitados y llámalos por teléfono, visítalos o envíales un e-mail, incluso puedes usar las redes sociales para esto.
En caso de una fiesta más formal, las invitaciones las tendrás que enviar 3 o 4
semanas antes, si estas planeando una boda u
otro gran acontecimiento.
Día y horario
A veces festejamos en fechas específicas, como por ejemplo
cumpleaños, aniversarios, el día del amigo o navidad. Pero otras son ocasiones
en las que simplemente queremos reunirnos con amigos o familia y es divertido
buscar algún acontecimiento como excusa o tema central. Por ejemplo la llegada
de la primavera, un buen partido de fútbol, o un reencuentro familiar.
Siempre es mejor planear con tiempo y avisar a tus invitados
anticipadamente también para asegurarte que podrán asistir en la fecha que
elegiste. Pensar en el clima más adecuado para determinadas reuniones también
es un buen consejo.
Si planeas un evento como una boda o una reunión familiar grande, en el que
tendrás invitados que viajaran desde otras ciudades, es conveniente considerar
las temporadas
bajas para comprar pasajes aéreos y estadías en hoteles.
Para elegir el horario más adecuado, ten en cuenta quienes
serán la mayor parte de tus invitados. Por ejemplo si son familias o mujeres
con niños pequeños, es importante considerar los horarios de sus comidas y
necesidades de regresar a casa. En esos casos por ejemplo el mejor horario es
por la tarde temprano, así tendrás tiempo tu también de recoger todo e irte a la cama a buena hora.
Otros ejemplos: si tus invitados tienen que viajar de
regreso a sus casas por varias horas considera hacer tu fiesta al mediodía o al
atardecer, para hacer más fácil el traslado; si quieres hacer una cena entre
amigos, es mejor hacerlo el fin de semana para que aquellos que trabajan estén
más relajados y enfocados en disfrutar del evento.
Locación
¿Dónde quieres hacer tu fiesta? ¿En tu casa? ¿Tiene
suficiente espacio? ¿Necesitas alquilar un salón de fiestas o recreación? Todo
dependerá de la cantidad de invitados o los recursos con los que cuentes,
además de cuanto quieres ocuparte de todos los detalles.
La ventaja de alquilar un lugar y sus servicios, es poder
irte a casa tranquila con el último invitado y no tener que limpiar ni arreglar
el desorden típico que ocasionan las fiestas. Pero el encanto de la intimidad y
el poder ofrecer determinadas cosas a tus invitados, como un buen sofá para
sentarse y charlar cómodamente, solo lo podrá ofrecer tu dulce hogar. Si estás
pensando en alquilar un salón para tu fiesta ten en cuenta que hay épocas donde
se ocupan rápidamente, has tus cálculos y reserva con anticipación.
Otros tips importantes para tener en cuenta:
Dependiendo del motivo de la fiesta y de tu presupuesto, debes considerar cómo será la decoración del lugar, que tanto quieres impresionar a tus invitados o quieres algo sencillo.
Si vas a ofrecer comida en tu fiesta debes también tener
lugar donde sentar a tus invitados, aunque no es necesario tener la misma
cantidad de asientos que personas, si no tienes muchas sillas en tu casa,
puedes pedir prestadas a alguna amiga o vecino. De preferencia que sean sencillas y plegables para que puedas guardarlas fácilmente y siempre viene bien tener algunas a mano para este tipo de ocasiones.
También puedes alquilar diferentes alternativas en casas de eventos.
Si quieres cocinar tu o contratar un servicio de
banquetes que te traerá la comida, las necesidades en tu cocina serán
diferentes, es importante tener en cuenta cuán grande es y la capacidad de tu
refrigerador, no solo para comidas sino también para mantener frías las bebidas
¡Acuérdate siempre de comprar mucho hielo!
El baño disponible para los invitados debes
mantenerlo limpio y con todo lo necesario. Una vela aromática y un ramito de
flores es un detalle agradable que siempre van a apreciar tus invitados.
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